Busque por sua ferramenta

MANUAL DE OURO DO GESTOR

5W2H

A ferramenta 5W2H é amplamente utilizada no ambiente empresarial para planejar e executar projetos de forma eficiente. Ela se baseia em sete perguntas fundamentais (What, Why, Who, When, Where, How, How much) que fornecem um direcionamento claro e abrangente para o planejamento e execução das atividades.

MANUAL DE USO

Passo 1: Defina o objetivo ou meta do projeto

Comece definindo claramente qual é o objetivo ou meta que você deseja alcançar com o projeto. Isso deve ser expresso de forma clara, específica e mensurável. O objetivo servirá como base para as demais etapas do processo.

Passo 2: Formule as perguntas 5W2H

Agora, formule as sete perguntas fundamentais relacionadas ao projeto:

What (O quê): O que será feito? Descreva claramente a atividade ou ação que precisa ser realizada.
Why (Por quê): Por que isso precisa ser feito? Identifique a razão, o propósito ou o benefício do projeto.
Who (Quem): Quem será responsável pela execução da atividade? Atribua responsabilidades claras e identifique as pessoas ou equipes envolvidas.
When (Quando): Quando a atividade será realizada? Estabeleça uma data ou um prazo específico para a execução.
Where (Onde): Onde a atividade será realizada? Identifique o local ou os locais onde a ação será executada, se aplicável.
How (Como): Como a atividade será executada? Descreva os métodos, processos ou procedimentos necessários para a execução da ação.
How much (Quanto): Quanto custará a execução da atividade? Estime os recursos financeiros necessários para a implementação do projeto.

Passo 3: Responda às perguntas

Com as perguntas formuladas, responda a cada uma delas de forma clara e concisa. Certifique-se de que todas as informações relevantes sejam abordadas.

Passo 4: Crie um plano de ação

Com as respostas às perguntas 5W2H, crie um plano de ação que englobe todas as atividades necessárias para alcançar o objetivo do projeto. Organize as atividades em uma sequência lógica, atribua responsabilidades e estabeleça prazos para cada uma delas.

Passo 5: Execute o plano de ação

Coloque o plano de ação em prática, garantindo que cada atividade seja executada de acordo com as responsabilidades e prazos estabelecidos. Monitore o progresso, faça ajustes, se necessário, e mantenha uma comunicação clara com a equipe envolvida.

Passo 6: Avalie os resultados

Após a conclusão do projeto, avalie os resultados alcançados em relação ao objetivo estabelecido. Verifique se as atividades foram concluídas conforme o planejado, se os resultados esperados foram alcançados e se o projeto contribuiu para os objetivos gerais da organização.

Passo 7: Realize uma análise de lições aprendidas

Após a conclusão do projeto e a avaliação dos resultados, é importante realizar uma análise de lições aprendidas. Isso ajudará a identificar pontos fortes, pontos fracos e áreas de melhoria para projetos futuros. Siga estas diretrizes:

Reúna a equipe envolvida no projeto e conduza uma sessão de brainstorming para discutir as experiências e percepções de cada membro.
Identifique as práticas e abordagens que funcionaram bem durante o projeto, bem como aquelas que precisam ser melhoradas.
Analise os desafios encontrados ao longo do caminho e as soluções que foram implementadas. Isso ajudará a identificar estratégias eficazes para lidar com problemas semelhantes no futuro.
Documente as lições aprendidas de forma clara e objetiva. Isso pode ser feito em forma de relatório ou registro de reunião, destacando os principais pontos discutidos.
Compartilhe as lições aprendidas com a equipe e outras partes interessadas relevantes. Isso permitirá que outros projetos se beneficiem dessas experiências e evitem cometer os mesmos erros.
Use as lições aprendidas como base para atualizar e melhorar os processos e procedimentos internos da organização. Isso ajudará a fortalecer a capacidade de execução de projetos no futuro.

Passo 8: Aplique o ciclo de melhoria contínua

A ferramenta 5W2H pode ser usada como parte de um ciclo de melhoria contínua. Após a análise de lições aprendidas, volte ao Passo 1 e comece novamente o processo para um novo projeto ou para aprimorar projetos existentes. Refine as perguntas e respostas, ajuste o plano de ação e execute-o. Ao repetir o ciclo de melhoria contínua, você criará um ambiente de aprendizado e aprimoramento contínuo, impulsionando a eficácia e o sucesso dos projetos da organização.

Lembre-se de que esta ferramenta requer uma abordagem flexível, a fim de possibilitar a adaptadação às necessidades específicas de cada projeto e organização.

Ao seguir esses passos e aproveitar plenamente o potencial da ferramenta 5W2H, você estará no caminho certo para alcançar resultados consistentes e satisfatórios.

Unigema

Conectando Pessoas e Natureza

Guará II, Brasília – DF | CEP: 71070-102 | Antendimento online e presencial com agendamento.

Telefone: 61 98213-1280